Rechtliche Rahmenbedingungen für E-Rechnungen
Ab dem 01.01.2025 wird in Deutschland die Verwendung der elektronischen Rechnung zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend.
Abgesehen von bestimmten Ausnahmen, wie beispielsweise Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, steuerfreie Umsätze oder Fahrausweise, besteht dann die gesetzliche Verpflichtung Rechnungen ausschließlich im elektronischen Format auszutauschen.
Aufgrund der gesetzlichen Regelungen müssen Unternehmen ab 2025 in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen; ab 2027 sind sie dann auch selbst zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.
Folgende Übergangsregelungen zur E-Rechnung gelten:
- Ab 2025: Unternehmen müssen in der Lage sein elektronische Rechnungen zu verarbeiten
- Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen Rechnungen in nicht maschinenlesbaren Formaten ausstellen, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt
- Ab 2027: Unternehmen müssen Rechnungen im elektronischen Format ausstellen
(Ausnahme: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR dürfen noch bis Ende 2027 Rechnungen in nicht maschinenlesbaren Formaten ausstellen)
Hinweis:
Diese Regelungen gelten ausschließlich für die Rechnungsaussteller, für die Rechnungsempfänger gibt es keine Übergangsfristen!
E-Rechnung Standards in Deutschland
Eine gültige E-Rechnung muss entsprechend der europäischen Norm EN-16931 in einem elektronischen Format vorliegen, dass maschinell lesbar ist. Zudem muss die Authentizität der Rechnung durch geeignete technische Verfahren wie z.B. eine digitale Signatur gewährleistet sein.
In Deutschland stehen für E-Rechnungen zwei Standards zur Verfügung:
- Zum einen die XRechnung, die ursprünglich für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) entwickelt wurde. Es handelt sich hierbei um eine nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU standardisierte Datei im XML-Format, die um bestimmte Funktionen für die deutsche Lokalisierung erweitert wurde.
- Für den Rechnungsaustausch mit privatwirtschaftlichen Unternehmen (B2B) können E-Rechnungen im Format ZUGFeRD verwendet werden. Dieses hybride Format aus PDF/A-Datei und eingebetteter XML-Datei kann auf freiwilliger Basis als Alternative zur XRechnung verwendet werden.
Umsetzung der E-Rechnung Standards in SAP Business One
In SAP Business One wird ab Version 10.0 FP2011 der XRechnung-Standard unterstützt.
Folgende Schritte sind in SAP Business One zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen in diesem Format erforderlich:
- Aktivierung des „Electronic Document Service“
- Definition digitale Belegnummernserien für eingehende und ausgehende elektronische Belege
- Import der für PEPPOL relevanten Daten, um elektronische Belege über dieses Netzwerk versenden und empfangen zu können
- Pflege der für PEPPOL relevanten Stammdaten von Geschäftspartnern und Artikeln
- Verarbeitung eingehender E-Rechnungen im XRechnung-Format mit dem Importassistent für elektronische Belege im Modul Einkauf
- Erstellung und Versendung von E-Rechnungen im XRechnung-Format über den Formulartyp Ausgangsrechnung im Modul Verkauf, bereits erstellte Rechnungen können über den Monitor für elektronische Belege in der Berichtsauswahl exportiert werden
- Die revisionssichere Archivierung der empfangenen und versendeten E-Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil der Implementierung. Hierzu wird bei den meisten Anwendern ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erforderlich sein. Für SAP Business One gibt es hierzu verschiedene Anbieter.
Der Workflow zur E-Rechnung sollte durch einen erfahrenen SAP Business One Berater implementiert werden. Für die spätere Abwicklung und Stammdatenpflege durch die Endanwender empfiehlt sich die Erstellung einer kundenindividuellen Dokumentation.
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Thomas Oehme ist Diplom-Volkswirt und Experte für die Bereiche Finanzbuchhaltung und Steuern. Als SAP-Anwendungsberater unterstützt er verschiedene mittelständische Unternehmen im Bereich Finanzbuchhaltung mit SAP Business One. Thomas Oehme ist Linkedin Learning Trainer mit dem SAP Business One Finanzbuchhaltung Grundkurs und Gründer von B1-FiBu.